Pointage des salariés en restauration : ce qu'il faut savoir

Quand le décompte est obligatoire

Le Code du travail (articles D3171-8 et suivants) impose à l'employeur de décompter la durée du travail de chaque salarié dès que les salariés ne travaillent pas tous selon le même horaire collectif affiché. C'est le cas de la quasi-totalité des restaurants, où chacun a son planning.

Le décompte se fait chaque jour, par l'enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail (ou du nombre d'heures travaillées), et chaque semaine, par le récapitulatif des heures de chacun.

Ce qu'il faut enregistrer

• Heure d'arrivée et heure de départ, chaque jour, pour chaque salarié.
• En service coupé, chaque période : arrivée, pause de l'après-midi, retour, départ du soir.
• Le total de la semaine, pour calculer les heures supplémentaires selon la convention collective HCR.
• Les extras et les remplaçants, même pour un seul service.

Combien de temps les garder

Les documents de décompte doivent être tenus à la disposition de l'inspection du travail pendant un an. Ils servent aussi de preuve en cas de désaccord sur les heures : mieux vaut les conserver plus longtemps, avec les plannings.

Les erreurs fréquentes

• Recopier le planning prévu au lieu des heures réellement faites.
• Faire signer la semaine le dimanche, d'un coup : la feuille perd sa valeur de preuve.
• Oublier les extras du week-end ou les remplacements de quelques jours.
• Ne pas noter la coupure : seules la première arrivée et le dernier départ comptent alors la pause comme du travail.

Mettre en place le pointage, étape par étape

1. Choisissez l'outil (feuille, tableur ou application) et la personne qui valide.
2. Informez et consultez : les salariés doivent être informés avant la mise en place d'un dispositif qui collecte leurs données (article L1222-4 du Code du travail), et le CSE consulté s'il existe.
3. Définissez ce qui compte comme temps de travail : pauses, habillage, repas du personnel. Reportez-vous à votre convention collective et écrivez-le.
4. Expliquez-le à l'équipe : comment pointer, que faire en cas d'oubli, qui corrige.
5. Vérifiez chaque jour la première semaine : c'est là qu'apparaissent les oublis et les malentendus.
6. Validez chaque semaine le récapitulatif des heures de chacun et gardez-le.

Heures supplémentaires et heures complémentaires

• Heures supplémentaires : celles faites au-delà de 35 heures par semaine (ou de la durée équivalente prévue par votre convention). Elles sont majorées ou compensées selon la convention collective HCR.
• Temps partiel : on parle d'heures complémentaires, dans les limites prévues par le contrat, la loi et la convention. Elles doivent aussi apparaître dans le décompte.
• Dans tous les cas, c'est le récapitulatif hebdomadaire qui permet de les calculer : sans lui, impossible de prouver ce qui a été fait et payé.

Ce que regarde un contrôle

• Que le décompte existe pour tous les salariés, extras et remplaçants compris.
• Qu'il soit disponible et consultable tout de suite.
• Qu'il soit cohérent avec les plannings, les contrats et les bulletins de paie.
• Que les heures supplémentaires soient payées ou compensées et que les durées maximales soient respectées.
• Que les repos quotidien et hebdomadaire prévus par la loi et la convention soient respectés.

Pointage et vie privée

Un système de pointage traite des données personnelles : il faut informer les salariés avant de l'utiliser. Pour la géolocalisation, la CNIL juge disproportionné un suivi permanent ; vérifier la position au seul moment du pointage, en l'ayant annoncé, est bien plus mesuré.

Pour la biométrie (empreinte, reconnaissance faciale), prudence : la CNIL considère qu'elle n'est en principe pas justifiée pour contrôler les horaires. Un code PIN ou le téléphone suffisent.

Papier, tableur ou pointage numérique

Aucun système n'est imposé : feuille d'émargement, tableur ou application conviennent s'ils sont fiables et consultables. Le papier reste le plus fragile : il se perd, se remplit après coup et n'additionne rien.

Comment fait bravochef

Avec le planning et pointage de bravochef, l'équipe pointe depuis son téléphone (avec vérification de la présence au restaurant) ou sur une tablette avec son code PIN. Chaque arrivée et chaque départ sont horodatés, les corrections sont faites par un responsable, et les heures du mois sont comparées au contrat puis exportées pour la paie.

Cet article est informatif. Pour une question sur votre convention collective ou un cas particulier, voyez avec votre expert-comptable ou votre gestionnaire de paie.